Amministrazione Trasparente

Modalità di segnalazione di eventuali illeciti verificatisi all'interno dell'Amministrazione comunale

Segnalazione di condotte illecite (Whistleblowing)

La disciplina sul Whistleblowing prevede un sistema di protezione delle persone che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea, tali da ledere l’interesse pubblico o l’integrità della pubblica amministrazione o dell’ente privato, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

Dal 15 luglio 2023 è entrata in vigore la nuova disciplina nazionale del Whistleblowing (D. Lgs. 24/2023), in attuazione della direttiva UE 2019/1937. Si richiama per completezza anche la delibera ANAC 311/2023.

L’amministrazione comunale ha adottato con deliberazione della Giunta comunale n. 16 di data 29 gennaio 2024 l’atto organizzativo diretto a disciplinare la “Procedura di gestione delle segnalazioni di illeciti (whistleblowing)”, definendo modalità di presentazione delle segnalazioni, fasi e soggetti preposti all’istruttoria, responsabile della fase decisoria, criteri di riservatezza, termini di conclusione della segnalazione e di conservazione della stessa.

La legge garantisce la riservatezza della segnalazione e della relativa documentazione (whistleblowing), dell’identità del segnalante (whistleblower), ma anche della persona segnalata e di qualsiasi altra persona comunque menzionata o coinvolta (es. soggetto facilitatore).

Chi è il Whistleblower?

Il segnalante (whistleblower) è la persona che effettua una segnalazione riguardo  informazioni su condotte illecite corruttive interne al Comune, di cui sia venuto a conoscenza  nell'ambito del proprio contesto lavorativo e che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Amministrazione Pubblica.

Sono considerati whistleblowers, quindi possono effettuare la segnalazione con la particolare tutela concessa dalla normativa:

• i dipendenti del Comune anche se in servizio presso altre Pubbliche Amministrazioni in posizione di comando, distacco (o situazioni analoghe); nella nozione di dipendente sono ricompresi:

• • i dipendenti a tempo indeterminato o determinato
  • tutti coloro che si trovino, anche solo temporaneamente, in rapporti lavorativi, pur non avendo la qualifica di dipendenti;
  • gli assunti in periodo di prova;
  • coloro che ancora non hanno un rapporto giuridico con l'amministrazione ovvero il cui rapporto è cessato se, rispettivamente, le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali oppure nel corso del rapporto di lavoro.
• altri soggetti, in quanto legati all’amministrazione da relazioni qualificate, e precisamente:

• • i lavoratori autonomi, i contraenti, i subappaltatori e i fornitori del Comune;
  • i dipendenti o collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi e che realizzano opere in favore del Comune (es. fornitori e i loro dipendenti o consulenti dell'amministrazione);
  • i lavoratori assunti con contratti atipici, compresi i lavoratori a tempo parziale e i lavoratori con contratti a tempo determinato e per tutte le persone che hanno un contratto di lavoro o un rapporto di lavoro con un’agenzia interinale;
  • i volontari e i tirocinanti (retribuiti e non retribuiti);
• gli altri soggetti identificati dall’art. 3 del d. lgs 24/2023 in quanto applicabili al Comune (quali ad esempio i dipendenti delle società in house, degli organismi di diritto pubblico o dei concessionari di pubblico servizio, nonché i dipendenti di società ed enti di diritto privato sottoposto a controllo pubblico da parte del Comune, limitatamente a violazioni che coinvolgono il Comune; persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso il Comune o di altri soggetti del settore pubblico, limitatamente a violazioni che coinvolgono il Comune).

Come viene tutelato il Whistleblower?

Il decreto legislativo n. 24 del 2023 tutela il whistleblower:

• dalle eventuali ripercussioni negative che potrebbero verificarsi nel suo contesto lavorativo conseguentemente alla sua segnalazione in termini di:

• • divieto di adottare nei suoi confronti misure discriminatorie o ritorsioni dirette (come ad esempio azioni disciplinari ingiustificate, il licenziamento, il mobbing, la calunnia, le molestie sul luogo di lavoro ed ogni altra forma di ritorsione che determini condizioni di lavoro intollerabili);
  • divieto di adottare nei suoi confronti sia ritorsioni indirette sia di quelle destinate a persone fisiche o giuridiche diverse dai whistleblowers, ma ad essi “collegate o collegabili” (come ad esempio le persone operanti all’interno del medesimo contesto lavorativo che assistono i whistleblowers nel processo di segnalazione – i cosiddetti “facilitatori”, i colleghi di lavoro o i parenti che sono in una relazione di lavoro con lo stesso datore di lavoro);
• in quanto impone al RPCT che riceve la sua segnalazione di attivare misure idonee alla tutela della sua riservatezza.

Il soggetto che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver effettuato una segnalazione di illecito deve dare notizia circostanziata dell’avvenuta discriminazione al Responsabile per la prevenzione della corruzione e per la trasparenza (RPCT).

Segnalazioni anonime

Saranno prese in carico anche le comunicazioni non sottoscritte, se risultano manifestamente fondate, e se da queste emergono elementi utili per la ricostruzione e l’accertamento di illeciti a vario titolo rilevanti.

Se dalle circostanze e da elementi di contesto può essere identificabile l’identità del soggetto segnalante, la segnalazione non verrà considerata anonima in senso tecnico e sarà sottoposta alle garanzie previste dalla disciplina del whistleblowing.

Quando si può segnalare?

• prima dell’inizio del rapporto giuridico con l’Amministrazione, se con la segnalazione si fa riferimento ad informazioni raccolte durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
• durante il periodo di prova;
• durante il rapporto giuridico con l’Amministrazione;
• successivamente alla conclusione del rapporto giuridico con l’Amministrazione, se con la segnalazione si fa riferimento ad informazioni raccolte nel corso del rapporto stesso.

Cosa si può segnalare?

Sono oggetto di segnalazione tutti quegli illeciti commessi nell’esercizio delle attività svolte dall’amministrazione comunale o in collaborazione con il Comune, che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica; inoltre è oggetto di segnalazione anche la realizzazione di comportamenti ritorsivi nei confronti dei whistleblowers.

Per condotte illecite si intendono tutti quei comportamenti volti a compromettere l’integrità dell’amministrazione dove si riscontri l’abuso di potere da parte di un soggetto interno al fine di ottenere vantaggi privati, nonché tutti i fatti in cui venga in evidenza un mal funzionamento dell’azione amministrativa a causa dell’uso a fini proprio o privati delle funzioni pubbliche attribuite.

La segnalazione ha ad oggetto condotte illecite di cui il segnalante (whistleblower) sia venuto direttamente a conoscenza durante lo svolgimento della sua attività lavorativa. Si ritengono tali le violazioni già commesse, ma anche quelle non ancora commesse, qualora il segnalante ritenga che molto probabilmente si verificheranno. Quindi possono essere oggetto di segnalazione tutti gli atti o le omissioni che il whistleblower abbia fondato motivo di ritenere rappresentino violazioni, nonché i tentativi di nascondere le stesse.

Si tratta di tutti quei comportamenti che ledono l'interesse pubblico o l'integrità dell'Amministrazione. Per comportamenti, atti od omissioni si intendono:

• illeciti amministrativi, contabili, civili, disciplinari o penalmente sanzionati che rechino pregiudizio all’integrità dell’amministrazione;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi.

Cosa NON è protetto dalla disciplina del whistleblower?

• fatti oggetto di vertenze di lavoro (anche in fase pre contenziosa);
• discriminazione tra colleghi;
• conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore o i superiori gerarchici;
• segnalazioni relative a trattamenti di dati effettuati nel contesto del rapporto individuale di lavoro in assenza di lesioni dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’amministrazione pubblica.

Come si può segnalare?

La normativa introdotta nel 2023 ha previsto diversi canali di segnalazione, innovando rispetto alla previgente disciplina. Oggi, quindi, la segnalazione si può effettuare attraverso due canali, quello interno e quello esterno.

Non sono metodi alternativi, in particolare i canali esterni possono essere attivati solo a particolari condizioni, essendo il metodo principale e generale di segnalazione quello attraverso il canale interno.

CANALE INTERNO DI SEGNALAZIONE ALLA RPCT DEL COMUNE DI TRENTO

La segnalazione va indirizzata alla Responsabile per la Prevenzione della Corruzione e per la Trasparenza del Comune di Trento (la Segretaria generale), cui è affidata la competenza alla gestione delle segnalazioni e che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza.

La comunicazione è trasmessa alla RPCT, tramite una delle seguenti modalità:

1. in forma scritta attraverso una piattaforma informatica, accessibile a tutti i segnalanti tramite il seguente link: Sistema informatico di gestione delle segnalazioni di illeciti;
2. in forma scritta, con invio all'indirizzo di posta elettronica istituzionale e riservata della RPCT: segnalazioni.interne.RPCT@comune.trento.it;
3. in forma scritta con consegna a mani, in busta chiusa con dicitura “segnalazione di illecito - whistleblowing”, alla Segretaria generale del Comune di Trento nella sua qualità di RPCT, con all’interno una busta chiusa e sigillata con i dati identificativi del segnalante e di eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione, utilizzando l'apposito modulo;
4. in forma scritta con invio tramite posta ordinaria oppure raccomandata, con ricevuta di ritorno in busta chiusa, intestata alla Segretaria generale del Comune di Trento nella sua qualità di RPCT, con dicitura “segnalazione di illecito - whistleblowing” con all’interno una busta chiusa e sigillata con i dati identificativi del segnalante e di eventuali altri soggetti coinvolti nella segnalazione, utilizzando l'apposito modulo.

Per ulteriori approfondimenti riguardo l’andamento della segnalazione e la sua procedura si rinvia alla “Procedura di gestione delle segnalazioni di illeciti (whistleblowing)” adottata con deliberazione della Giunta comunale n. 16 di data 29 gennaio 2024, ove viene dettagliata la procedura di segnalazione attivata attraverso la procedura informatizzata ovvero con le altre modalità di segnalazione cartacea.

1. Procedura informatica dedicata

In caso di attivazione della segnalazione attraverso una piattaforma informatica, i soggetti segnalanti, attraverso un modulo preimpostato, possono effettuare la loro segnalazione, con la tutela della riservatezza sulla loro identità attraverso sistemi di crittografia, pertanto non è visibile dalla Responsabile per la prevenzione della corruzione e per la trasparenza (RPCT), che ne è la destinataria. Nel sito sono messi a disposizione il collegamento e il manuale operativo per l’accesso e la compilazione della segnalazione.

2. Altre modalità di invio

Nel caso il segnalante scelga una delle modalità indicate alle lettere b), c) e d) sopra indicate, la riservatezza è garantita attraverso le modalità ivi indicate, e meglio dettagliate nella “Procedura di gestione delle segnalazioni di illeciti (whistleblowing)” adottata con deliberazione della Giunta comunale n. 16 di data 29 gennaio 2024.

La RPCT deve prendere in carico la segnalazione entro sette giorni dal suo ricevimento e dà riscontro al segnalante sul seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione e dei motivi della scelta effettuata, entro tre mesi dalla presentazione della segnalazione, anche in caso di riscontro interlocutorio.

Per ulteriori informazioni riguardo la procedura a seguito dell’invio della propria segnalazione si rimanda all’allegato “Procedura di gestione delle segnalazioni di illeciti (whistleblowing)”.

SEGNALAZIONE INDIRIZZATA A SOGGETTI ESTERNI ALL’AMMINISTRAZIONE

La segnalazione può essere effettuata direttamente ad ANAC (soggetto esterno all’amministrazione) solamente ed esclusivamente qualora ricorrano i seguenti casi:

• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna alla RPCT e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna alla RPCT, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Per ulteriori informazioni aggiuntive sulle segnalazioni dirette ad Anac si rinvia al seguente link.

Se ricorre uno dei seguenti casi sopra riportati, si può effettuare la segnalazione ad Anac al seguente link.

Ulteriore novità è la previsione della divulgazione pubblica, vale a dire rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone (es. social), che può essere ammessa solo alle stringenti condizioni previste dalla d. lgs 24/2023.

Conservazione dei dati della segnalazione

Le segnalazioni, pervenute via telematica o cartacea, vengono protocollate in modalità riservata e salvate in fascicolo riservato consultabile dalla RPCT e dai soli dipendenti che fanno parte del gruppo incaricato dalla RPCT a supportarla nella gestione delle segnalazioni. L’intera procedura e gestione della segnalazione ricevuta attraverso il canale interno avviene in modalità riservata, in modo da garantire la massima sicurezza e riservatezza, a cominciare dall’oscuramento dei dati qualora per ragioni istruttorie altri soggetti ne debbano essere messi a conoscenza.

Ai sensi dell’art. 14 del D. lgs. 24/2023 le segnalazioni interne e la relativa documentazione sono conservate dal Comune solo per il tempo necessario alla loro definizione e, comunque, per non più di cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza e del principio di limitazione della conservazione definito dal regolamento UE 2016/679 (GDPR).

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, devono essere cancellati immediatamente.

L'informativa al trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento europeo 679/2016 per il trattamento dei dati dei soggetti che segnalano illeciti - whistleblowers (art. 54bis D.lgs. 165/2001) è resa disponibile:

• dall'applicativo informatico dedicato all’atto dell’attivazione di una segnalazione da parte del dipendente dell'amministrazione;
• al link www.comune.trento.it/Comunicazione/In-evidenza/Accesso-e-privacy/Privacy/Informativa (file pdf allegato in calce alla pagina) per le segnalazioni inviate a mezzo di lettera raccomandata, posta interna.

Altre segnalazioni di illeciti

Anche il cittadino ha il diritto di effettuare segnalazioni direttamente alla RPCT, ma non gode della tutela prevista prevista dal d. lgs. 24/2023 in materia di protezione dei dati personali (es. la sua identità), perché non rientra – per legge – nella categoria di whistleblower.

Le segnalazioni, circostanziando la fattispecie sottoposta ad esame della RPCT, vanno effettuate compilando l'apposito modulo ed inviandolo al seguente indirizzo di posta elettronica dedicata: segnalazione.illeciti@comune.trento.it

Il Comune di Trento adotta, anche nell’esame delle segnalazioni ordinarie non rientranti nella specifica normativa del whistleblowing modalità di tutela della riservatezza.

Si precisa che le eventuali segnalazioni anonime, vale a dire prive di elementi che consentano di identificare il loro autore verranno prese in considerazione per ulteriori verifiche solo se relative a fatti di particolare gravità e con un contenuto che risulti adeguatamente dettagliato e circostanziato tale da consentire di poter individuare elementi soggettivi ed oggettivi fondati e coerenti.